公司辦公用品管理制度(含表格)  

目的

為規(guī)范辦公用品的管理，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，針對公司具體的辦公用品使用情況特制定本制度。

適用范圍

適用于公司辦公用品的采購、保管、領用及報廢等管理。

管理權責

綜合管理部：負責審核、匯總各部門每月辦公用品的領用情況并根據(jù)當月庫存情況進行采購申報、入庫、領用登記等。

各部門:負責做好本部門每月辦公用品的需求匯總、申報、領用和發(fā)放等工作。

采購部：負責每月辦公用品的采購及費用報銷。

 公司副總經理：負責審批每月辦公用品的申購與報銷。

定義:

辦公用品分類：辦公用品分為消耗品、耐用品及特殊用品三類。

消耗品：系指容易消耗，無法重復使用的用品，如:水筆、圓珠筆、鉛筆、螢光筆、筆記本、橡皮擦、回形針、釘書針、打印墨盒、蠟紙、硒鼓等。

耐用品：系指能重復使用并能保持原有形態(tài)和性能的用品。耐用品文具如有遺失應由個人自購。平時使用如有故障或損壞，應以舊品換新品，如：U盤、訂書機、啟釘器、計算器、筆筒、小刀、尺子等。耐用品文具需列入離崗移交范疇：服務年限1年以內（含），如有遺失，照價賠償；服務年限1年以上，耐用品單價在500元（含）以上的，如有遺失，照價賠償。

特殊用品：系指某些部門人員為進行其專業(yè)工作需要的特殊用品。如：財務部常用的憑證等。

領用分類：根據(jù)辦公用品的使用性質，將辦公用品分為公用品和私用品兩類，私用品由使用人個人領用，公用品由部門專門指定人員統(tǒng)一領用。

個人領用：系個人使用保管用品，如水筆、橡皮擦、筆記本、筆芯等。

部門領用：系本部門共同使用用品，如打印紙、打印墨盒等。

管理規(guī)定

辦公用品申購

各部門應于每月25日前根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計劃，填寫《辦公用品采購申請單》,經部門負責人審核,分管領導審批后交綜合管理部。

綜合管理部統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購申請，并經核查庫存狀況后填寫《辦公用品采購申請單》，于次月1日前經綜合管理部經理審核、副總經理審批后，交采購部采購。

各部門辦公用品領用經辦人根據(jù)本部門的《辦公用品采購申請單》所列明細，于每月5日前向綜合管理部領用并發(fā)放到本部門員工手中。

各部門若需采購臨時急需的辦公用品，由部門填寫《辦公用品采購申請單》，并在備注欄內注明急需采購的原因，經部門負責人、綜合管理部經理審核、副總經理審批后，由采購部負責實施采購任務。

辦公用品采購

為有效完成采購任務，原則上由采購部負責實施采購任務。

 對專業(yè)性辦公用品的采購，由所需部門協(xié)助采購部共同進行采購。

 臨時急需辦公用品可經綜合管理部和采購部同意后由使用部門自行采購。

對單價大于500元以上辦公用品的采購，應先進行詢價、比價、議價，并將最終議定價格呈報副總經理同意后，方可實施采購任務。

辦公用品入庫

辦公用品入庫前由綜合管理部指定專人進行驗收，對于符合規(guī)定要求的，由綜合管理部辦公用品管理人員登記入庫，并填寫《辦公用品入庫登記表》；對不符合要求的，由采購人員負責辦理調換或退貨手續(xù)。

辦公用品采購發(fā)票應由綜合管理部經理簽字確認入庫后，方可報銷。

辦公用品領用

員工領用辦公用品應填寫《辦公用品領用登記表》。

員工領用單價在人民幣500元以上的辦公用品，須填寫《固定資產購買申請表》，說明申購理由，經部門主管、部門分管領導、綜合管理部審核，副總經理審批。

 辦公用品使用

嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。

凡屬各部門或部門內員工共用的辦公用品應指定專人負責保管。

公司員工使用辦公用品必須堅持科學、合理、節(jié)約、愛護的原則，節(jié)省使用易耗品，正確使用非易耗品。對于公司內部文件資料，提倡使用二手紙。

辦公用品若被人為損壞，應由責任人照價賠償。

辦公用品報廢

非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢注銷時，使用人應提出辦公用品報廢申請，經部門主管審核，并副總經理批準同意后，到綜合管理部辦理報廢注銷手續(xù)。

辦公用品回收

員工離職時，應依《財產個人保管卡》所領耐用品一并退回綜合管理部，并辦理好移交手續(xù)。

回收再利用的辦公用品列入庫存。

辦公用品倉庫管理

8.1綜合管理部建立辦公用品購置和領用登記臺帳，并做好購置和領用臺帳的登記工作。

 綜合管理部應每月結算各部門月需求量及金額，對異常情況提出書面分析反饋。

其它辦公用品每季度盤點一次，每次盤點結果記錄在《辦公用品季報表》，并報財務部備案。

相關表單:

《辦公用品需求計劃表》                 （編號：   ）

《辦公用品采購申請單》                 （編號：   ）

《辦公用品庫存登記表》                 （編號：   ）

《辦公用品領用登記表》                 （編號：   ）

《辦公用品處置、報廢單》               （編號：   ）

10．附則

10.1本制度經總經理批準,自xxxx年xx月xx日實施。

10.2本制度的最終解釋權歸綜合管理部,修訂時亦同。

附表一：

        年   月辦公用品采購需求計劃表

單位：                                                          編號：

說明：每月25日前，各部門根據(jù)需要編制下月的辦公用品需求，報綜合管理部。

審批人：                       部門負責人：                          申購人：

附表二：

辦公用品采購申請單

編號:                                       填表日期:    年  月  日

注：本表由綜合管理部填寫

申請人:                

附表三：                      庫存登記表

附表四：

辦公用品領用登記表

部門：

附表五：

辦公用品處置、報廢單

附表六：

年  月  辦公用品月報表